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Datenschutzerklärung

Version vom April 2024

In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, die inkas AG (im Nachfolgenden „inkas“ genannt), wie wir Personendaten erheben und sonst bearbeiten. Das ist keine abschliessende Beschreibung; allenfalls regeln andere Datenschutzerklärungen (z.B. allgemeine Geschäftsbedingungen, Teilnahmebedingungen und ähnliche Dokumente) spezifische Sachverhalte. Unter Personendaten werden alle Angaben verstanden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. Familienmitglieder) zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dies dürfen und wenn diese Personendaten korrekt sind.

1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenbearbeitungen, die wir hier betreiben, ist inkas AG, Dirk Clüsserath, Neuengasse 5, 2502 Biel/Bienne. Wenn Sie datenschutzrechtliche Anliegen haben, können Sie uns diese an folgende Kontaktadresse mitteilen: Telefon 0041 32 560 39 60, E-Mail datenschutz@inkas.ch.

2. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten
Wir bearbeiten in erster Linie die Personendaten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit unseren Kunden und anderen Geschäftspartnern von diesen und weiteren daran beteiligten Personen erhalten. Hierzu gehören im Rahmen unserer Haupttätigkeit Informationen, die wir von unseren Kunden bzw. Ihrem Vertragspartner bei der Erbringung von Factoring- und Inkassodienstleistungen erhalten. Bei diesen Informationen handelt es sich um diejenigen Angaben von Ihnen, die wir benötigen, um die (uns abgetretenen) Forderungen aus dem Vertragsverhältnis zwischen Ihnen und Ihrem Vertragspartner geltend machen zu können. Dabei handelt es sich um die folgenden Personendaten: Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse, Rechnungen, E-Mail-Adresse, Versicherungsgesellschaft, AHV-Nr., Behandlungsdaten, Produktdetails oder Grund der Dienstleistung).
Weiter bearbeiten wir auch Personendaten, die Sie uns direkt bekanntgeben, sei es als Bewerber auf eine ausgeschriebene Stelle in unserem Unternehmen oder als Mitarbeiter eines Kunden, Lieferanten oder sonstigen Geschäftspartners.
Soweit dies erlaubt und mit Blick auf die Zwecke nach Ziffer 3 angezeigt ist, entnehmen wir auch öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Betreibungsregistern, Grundbüchern, Handelsregistern, Presse, Internet) gewisse Daten oder erhalten solche von Behörden und sonstigen Dritten (wie z.B. Kreditauskunfteien, Einwohnerkontrollen, Adresshändlern). Nebst den Daten von Ihnen, die Sie uns direkt geben, und denjenigen, die wir von Ihrem Vertragspartner erhalten (vgl. oben), umfassen die Kategorien von Personendaten, die wir von Dritten über Sie erhalten, insbesondere Angaben aus öffentlichen Registern, Angaben, die wir im Zusammenhang mit behördlichen und gerichtlichen Verfahren erfahren, Angaben über Sie in Korrespondenz und Besprechungen mit Dritten, Auskünfte über Ihre finanzielle Situation (z.B. Bonitätsdaten, Scoring-/Rating-Daten etc.), Angaben über Sie, die uns Personen aus Ihrem Umfeld (Familie, Berater, Beistände, Rechtsvertreter, etc.) gegebenenfalls mitteilen, damit wir Verträge mit Ihnen oder unter Einbezug von Ihnen abschliessen oder abwickeln können (z.B. Referenzen, Ihre Adresse für, Vollmachten, Angaben zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, Angaben von Banken, Versicherungen, Vertriebs- und anderen Vertragspartnern von uns zur Inanspruchnahme oder Erbringung von Leistungen durch Sie (z.B. erfolgte Zahlungen), Angaben aus Medien und Internet zu Ihrer Person (soweit dies im konkreten Fall angezeigt ist, z.B. im Rahmen einer Bewerbung, Presseschau, Marketing/Verkauf, etc.), Ihre Adressen und ggf. Interessen und weitere soziodemographische Daten (für Marketing), Daten im Zusammenhang mit der Benutzung der Website (z.B. IP-Adresse, MAC-Adresse des Smartphones oder Computers, Angaben zu Ihrem Gerät und Einstellungen, Cookies, Datum und Zeit des Besuchs, abgerufene Seiten und Inhalte, benutzte Funktionen, verweisende Website, Standortangaben).
Schliesslich bearbeiten wir auch Daten, die wir beim Betrieb unserer Websites (z.B. über das Kontaktformular oder mittels Cookies), Apps und weiteren Anwendungen von den Nutzern erheben (vgl. Ziffer 4).

3. Zwecke der Datenbearbeitung
Wir verwenden Ihre Personendaten in erster Linie, um Verträge mit unseren Kunden und Geschäftspartnern anzubahnen, abzuschliessen und abzuwickeln, so insbesondere im Rahmen von Factoring- und Inkassogeschäften mit unseren Kunden und dem Einkauf von Produkten und Dienstleistungen von unseren Lieferanten und Subunternehmern, sowie um unseren gesetzlichen Pflichten nachzukommen. Wenn Sie mit einem unserer Kunden in einem Vertragsverhältnis stehen und uns dieser Kunde eine Forderung aus diesem Verhältnis zu Factoring- bzw. Inkassozwecken abgetreten bzw. übergeben hat, oder wenn Sie für einen unserer Kunden, Lieferanten oder sonstigen Geschäftspartner als Mitarbeiter tätig sind, können Sie in dieser Eigenschaft bzw. Funktion mit Ihren Personendaten natürlich ebenfalls von der Bearbeitung betroffen sein. In diesen Fällen ist die Bearbeitung Ihrer Personendaten erforderlich, damit wir das Factoring bzw. Inkasso für Ihren Vertragspartner durchführen bzw. einen Vertrag mit Ihrem Arbeitgeber abschliessen oder abwickeln können. Wenn Sie sich auf eine Stelle in unserem Unternehmen bewerben, werden wir Ihre Personendaten bearbeiten, um Ihre Bewerbung zu prüfen. Darüber hinaus bearbeiten wir Personendaten von Ihnen und weiteren Personen, soweit erlaubt und es uns als angezeigt erscheint, auch für folgende Zwecke, an denen wir (und zuweilen auch Dritte) ein dem Zweck entsprechendes berechtigtes Interesse haben:

  • Anfrage und Austausch von Daten mit Wirtschaftsauskunfteien (z.B. CRIF AG) und anderen Stellen (z.B. Einwohnerämter), um Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken im Rahmen unserer Factoring- und Inkassodienstleistungen zu ermitteln bzw. den Wohnort des Schuldners feststellen zu können;
  • Führung einer Datenbank mit Angaben zu Betreibungen, die wir unseren Kunden zur Verfügung stellen (die Datenbank gibt auf Anfrage des Kunden ausschliesslich Auskunft [ja/nein] darüber, ob wir im Rahmen des Forderungseinzugs ein Betreibungsverfahren gegen Sie eingeleitet haben);
  • Angebot und Weiterentwicklung unserer Angebote, Dienstleistungen und Websites, Apps und weiteren Plattformen, auf welchen wir präsent sind;
  • Kommunikation mit Dritten und Bearbeitung derer Anfragen (z.B. Bewerbungen);
  • Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Kundenansprache sowie Erhebung von Personendaten aus öffentlich zugänglichen Quellen zwecks Kundenakquisition;
  • Werbung und Marketing (einschliesslich Durchführung von Anlässen), soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben (wenn wir Ihnen als bestehender Kunde von uns Werbung zukommen lassen, können Sie dem jederzeit widersprechen, wir setzen Sie dann auf eine Sperrliste gegen weitere Werbesendungen);
  • Markt- und Meinungsforschung, Medienbeobachtung;
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung in Zusammenhang mit rechtlichen Streitigkeiten und behördlichen Verfahren;
  • Verhinderung und Aufklärung von Straftaten und sonstigem Fehlverhalten (z.B. Durchführung interner Untersuchungen, Datenanalysen zur Betrugsbekämpfung);
  • Gewährleistungen unseres Betriebs, insbesondere der IT, unserer Websites, Apps und weiteren Plattformen;
  • Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts und sonstige Massnahmen zur IT-, Gebäude- und Anlagesicherheit und Schutz unserer Mitarbeiter und weiteren Personen und uns gehörenden oder anvertrauten Werte (wie z.B. Zutrittskontrollen, Besucherlisten, Netzwerk- und Mailscanner, Telefonaufzeichnungen);
  • Kauf und Verkauf von Geschäftsbereichen, Gesellschaften oder Teilen von Gesellschaften und andere gesellschaftsrechtliche Transaktionen und damit verbunden die Übertragung von Personendaten sowie Massnahmen zur Geschäftssteuerung und zur Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Verpflichtungen sowie interner Vorschriften von inkas AG.

4. Cookies / Tracking und andere Technologien im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website
Wir setzen auf unseren Websites und Apps typischerweise „Cookies“ und vergleichbare Techniken ein, mit denen Ihr Browser oder Ihr Gerät identifiziert werden kann. Ein Cookie ist eine kleine Datei, die an Ihren Computer gesendet bzw. vom verwendeten Webbrowser automatisch auf Ihrem Computer oder mobilen Gerät gespeichert wird, wenn Sie unsere Website besuchen oder unsere App installieren. Wenn Sie diese Website erneut aufrufen oder unsere App benutzen, können wir Sie so wiedererkennen, selbst wenn wir nicht wissen, wer Sie sind. Neben Cookies, die lediglich während einer Sitzung benutzt und nach Ihrem Website-Besuch gelöscht werden („Session Cookies“), können Cookies auch benutzt werden, um Nutzereinstellungen und andere Informationen über eine bestimmte Zeit (z.B. zwei Jahre) zu speichern („permanente Cookies“). Sie können Ihren Browser jedoch so einstellen, dass er Cookies zurückweist, nur für eine Sitzung speichert oder sonst vorzeitig löscht. Die meisten Browser sind so voreingestellt, dass Sie Cookies akzeptieren. Wir nutzen permanente Cookies, damit wir besser verstehen, wie Sie unsere Angebote und Inhalte nutzen, und damit wir Ihnen auf Sie zugeschnittene Angebote und Werbung anzeigen können (was auch auf Websites von anderen Firmen geschehen kann; diese erfahren dann allerdings von uns nicht, wer Sie sind, falls wir das selbst überhaupt wissen, denn sie sehen nur, dass auf ihrer Website derselbe Nutzer ist, der auch bei uns auf einer bestimmten Seite war). Wenn Sie Cookies sperren, kann es sein, dass gewisse Funktionalitäten (wie z.B. Sprachwahl) nicht mehr funktionieren. Wir bauen in unseren Newslettern und sonstigen Marketing-E-Mails teilweise und soweit erlaubt auch sicht- und unsichtbare Bildelemente ein, durch deren Abruf von unseren Servern wir feststellen können, ob und wann Sie die E-Mail geöffnet haben, damit wir auch hier messen und besser verstehen können, wie Sie unsere Angebote nutzen und sie auf Sie zuschneiden können. Sie können dies in Ihrem E-Mail-Programm blockieren; die meisten sind so voreingestellt, dass Sie dies tun. Mit der Nutzung unserer Websites, Apps und der Einwilligung in den Erhalt von Newslettern und anderen Marketing-E-Mails stimmen Sie dem Einsatz dieser Techniken zu. Wollen Sie dies nicht, dann müssen Sie Ihren Browser bzw. Ihr E-Mail-Programm entsprechend einstellen, oder unsere App deinstallieren, sofern sich dies nicht über die Einstellungen anpassen lässt.
inkas erhebt und speichert aus technischen Gründen automatisch in seinen Serverlogfiles Informationen, die Ihr Browser an uns übermittelt. Dies sind:

  • Browsertyp/ -version,
  • Verwendetes Betriebssystem,
  • Internetseite, von der aus Sie uns besuchen (Referrer),
  • Internetseite, die Sie nach der inkas- Internetseite besuchen, Ihre IP-Adresse,
  • Datum und Uhrzeit des Dateiabrufs.

Wir setzen auf unseren Websites ferner sog. Plug-Ins von sozialen Netzwerken wie Instagram, LinkedIn und XING. Das ist für Sie jeweils ersichtlich (typischerweise über entsprechende Symbole). Wir haben diese Elemente so konfiguriert, dass sie standardmässig deaktiviert sind. Aktivieren Sie sie (durch Anklicken), können die Betreiber der jeweiligen sozialen Netzwerke registrieren, dass Sie auf unserer Website sind und wo und können diese Informationen für ihre Zwecke nutzen. Die Bearbeitung Ihrer Personendaten erfolgt dann in Verantwortung dieses Betreibers nach dessen Datenschutzbestimmungen. Wir erhalten von ihm keine Angaben zu Ihnen.

5. Datenweitergabe und Datenübermittlung ins Ausland
Wir geben Ihre Personendaten im Rahmen unserer Tätigkeit bzw. zur Verfolgung der Zwecke gemäss Ziffer 3 an Empfänger ausserhalb unserer Organisation bekannt. Diese Empfänger bearbeiten Ihre Daten entweder als sog. «Auftragsbearbeiter» in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen oder in eigener Verantwortlichkeit. Bei den Empfängern handelt es sich um folgende Stellen:

  • Wirtschaftsauskunfteien;
  • Gerichte, Behörden und weitere Amtsstellen (z.B. Einwohneramt);
  • Parteien und sonstige Beteiligte in Gerichtsverfahren und Untersuchungen;
  • Rechtsanwälte und Berater;
  • Kunden und Geschäftspartner;
  • Zahlungsdienstleister;
  • Dienstleister (z.B. IT- und Hosting-Provider, Druck- und Versanddienstleister, Anbieter von elektronischen Datenübermittlungsdiensten).

Diese Empfänger befinden sich in der Regel in der Schweiz. Sie müssen insbesondere mit der Übermittlung Ihrer Daten nach Deutschland, wo sich unser Ausfallrechenzentrum befindet, rechnen. Sollte sich ein Empfänger ausnahmsweise in einem Land ohne angemessenen Datenschutz befinden, so verpflichten wir diesen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des anwendbaren Datenschutzes, soweit er nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt und wir uns nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen können (z.B. Rechtsverfahren im Ausland, überwiegende öffentliche Interessen, Erforderlichkeit für Vertragsabwicklung, Einwilligung der betroffenen Person).

6. Dauer der Aufbewahrung von Personendaten
Wir bearbeiten und speichern Ihre Personendaten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder sonst die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist, d.h. also zum Beispiel für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung (von der Anbahnung, Abwicklung bis zur Beendigung eines Vertrags) sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Dabei ist es möglich, dass Personendaten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können und soweit wir anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet sind oder berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern (z.B. für Beweis- und Dokumentationszwecke). Sobald Ihre Personendaten für die unter Ziffer 3 genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie gelöscht oder anonymisiert.

7. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch wie etwa der Erlass von Weisungen, Schulungen, IT- und Netzwerksicherheitslösungen, Zugangskontrollen und -beschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern und Übermittlungen, Pseudonymisierung. Daten, die Sie inkas über die Domain www.inkas.ch oder www.inkas.ch übermitteln, werden mittels des Verschlüsselungsprotokolls TLS verschlüsselt. Eine unverschlüsselte Kommunikation per E-Mail kann Sicherheitslücken aufweisen und ein lückenloser Schutz vor Zugriffen Dritter ist nicht möglich.

8. Rechte der betroffenen Person
Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts und soweit darin vorgesehen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, das Recht auf Einschränkung der Datenbearbeitung und sonst dem Widerspruch gegen unsere Datenbearbeitungen sowie auf Herausgabe gewisser Personendaten zwecks Übertragung an eine andere Stelle (sog. Datenportabilität). Bitte beachten Sie aber, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls für Sie Kosten anfallen, werden wir Sie vorab informieren. Sie haben die Möglichkeit, eine allenfalls erteilte Einwilligung in die Bearbeitung Ihrer Personendaten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft durch schriftliche Mitteilung an die unter Ziffer 1 genannte Adresse zu widerrufen. Beachten Sie, dass die Ausübung dieser Rechte im Konflikt zu vertraglichen Abmachungen stehen kann und dies Folgen wie z.B. die vorzeitige Vertragsauflösung oder Kostenfolgen haben kann. Wir werden Sie diesfalls vorgängig informieren, wo dies nicht bereits vertraglich geregelt ist.
Die Ausübung solcher Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nachweisen (z.B. durch eine Ausweiskopie, wo Ihre Identität sonst nicht klar ist bzw. verifiziert werden kann). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter der in Ziffer 1 angegebenen Adresse kontaktieren.
Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch).

9. Änderungen
Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung. Soweit die Datenschutzerklärung Teil einer Vereinbarung mit Ihnen ist, werden wir Sie im Falle einer Aktualisierung über die Änderung per E-Mail oder auf andere geeignete Weise informieren.